Beste vrijwilligers,
Middels dit formulier (zie link onderaan de pagina) willen wij het indienen van declaraties voor Hercules graag wat meer structureren. Wij ontvangen met enige regelmaat verzoeken om gemaakte kosten terug te betalen. De manier waarop deze verzoeken worden aangeleverd verschilt nogal: per e-mail, via WhatsApp of soms los aangeleverd. Dat maakt het voor de (waarnemend) penningmeester niet altijd even overzichtelijk.
Omdat wij declaraties graag zo snel mogelijk afhandelen, vragen wij om voortaan gebruik te maken van dit formulier. Op die manier kunnen declaraties sneller en eenvoudiger verwerkt worden.
Invulinstructie
-
Vul de gegevens in de kop van het formulier volledig in.
-
Vermeld per uitgave de datum, omschrijving en het bedrag.
-
Geef duidelijk aan op welke commissie of activiteit de declaratie betrekking heeft.
-
Voeg alle bonnetjes en bewijsstukken digitaal toe in PDF-formaat. Zorg ervoor dat deze duidelijk leesbaar zijn.
-
Stuur het volledig ingevulde formulier inclusief de PDF-bijlagen naar [email protected].
- Mocht digitaal aanleveren echt niet mogelijk zijn, dan kan het formulier uiteraard ook in papieren vorm worden ingeleverd in de keet (brievenbus). Wij verzoeken dan wel vriendelijk om dit even te melden via [email protected].
-
Totaliseer alle uitgaven op het formulier.
-
Na controle en accordering wordt het bedrag zo spoedig mogelijk overgemaakt.
-
Vergeet niet het formulier te voorzien van datum en mogelijk een handtekening.
Wij danken jullie voor de medewerking en het begrip.