Beste vrijwilligers,
Middels dit formulier (zie link onderaan pagina) wil ik het doen van uitgaven voor Hercules en het voorschieten van die bedragen voor een ieder wat anders structureren. Ik krijg met enige regelmaat verzoeken binnen om door jullie voorgeschoten bedragen terug te betalen. De manieren waarop zo’n verzoek wordt gedaan, verschillen nogal. Per e-mail, per app, in een losse enveloppe. Dat maakt het voor de (waarnemend) penningmeester niet altijd gemakkelijk, te meer eigenlijk omdat ik – zo gauw ik een betaalverzoek ontvang – dat eigenlijk nog dezelfde dag wil regelen. Het is al fijn dat zoveel mensen bereid zijn om in voorkomende gevallen bedragen voor te schieten, maar aan de andere kant vind ik
dan dat ik jullie niet onnodig lang kan laten wachten of jullie geld.
Vandaar dit formulier.
Invulinstructie
1. Kruis aan of je een declaratie indient of dat je een voorschot aanvraagt. Wanneer je al weet dat je (voor bijvoorbeeld de organisatie van een toernooi o.i.d.) meerdere uitgaven gaat doen, vraag dan een voorschot aan. Vraag ook gerust een voorschot aan, indien je weet dat je over een wat langere periode de nodige uitgaven gaat doen.
2. De gegevens in de kop spreken voor zich.
3. Indien je een voorschot aanvraagt, vul je op de eerste regel de datum in, het bedrag en bij omschrijving voorschot.
4. Zet een kruisje voor de commissie of activiteit waarop het betrekking heeft.
5. Lever het bij mij in (bakje penningmeester in de ‘bestuurskamer’) of scan het in en stuur het naar [email protected]; een foto sturen mag ook.
6. Indien je een voorschot aanvraagt, gebruik je ditzelfde formulier ook om t.z.t. de afrekening te doen.
7. De gedane uitgaven kun je op de volgende regels verantwoorden met daaraan gehecht de bewijsstukken.
8. Totaliseer alle uitgaven en saldeer met het voorschot.
9. Een per saldo nog te betalen bedrag maak ik per ommegaande over na accordering.
10. Maak een per saldo nog door Hercules te ontvangen bedrag gelijktijdig met het indienen van de afrekening over op NL11 ABNA 0590 1058 76 t.n.v. TV Hercules ovv afrekening voorschot.
11. Vergeet niet je handtekening te zetten en te voorzien van de datum.